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                一文掌握設備管理體系制度建設的好方法
                原創圖文:成都華標企管 首席顧問 蔣良君 


                 
                    設備管理體系建設,是建立標準、實施標準、改進標準的過程,設備管理體系制度的健全性、可行性,對設備管理實施的有效性影響較大,設備管理體系建設“始于策劃,終于落實”。
                    設備管理體系制度對基層業務運作具有明確的指導和規范作用,科學、適用的制度,必須從實際出發來建立,制度宜簡潔,于事有效,易于執行。筆者近幾年對企業進行設備管理項目輔導、專題培訓、調研診斷的過程中,發現企業設備管理體系制度存在共性的主要問題是“缺、斷、亂”,企業的設備管理制度質量參差不齊,為提升企業設備管理制度建設的水平,筆者將根據自己多年輔導企業設備管理體系建設的經驗,將多數企業設備管理體系制度存在的典型問題、增修制度的要點、制度落實要點分享如下,供企業設備管理者參考。
                 
                一、企業設備管理體系制度共性問題
                 

                1.1 問題1:缺
                1)缺制度。從企業設備管理全過程(總流程或壽命周期)的角度看,缺該有的制度。例如:化工企業缺“管道管理制度”,有技改的企業,缺設備變更與技改管理制度;大量使用切削液的企業缺切削液管理制度;有智能運維設備、機器人,缺智能運維方面的管理制度。
                2)缺該有的要素(或活動、環節)。一是根據管理對象從流程要素的管理的角度看輸入資源、活動、活動的相互作用、輸出結果、顧客(含內部顧客)、價值,對實際有的活動在制度內缺要求無表述。二是從文件格式看,不能滿足文件管控的要求,或格式不當。如:設備點檢管理,有的企業缺編制點檢標準的要求和模板,有的企業缺沒將點檢標準對員工進行培訓達到應知應會,通過逐個驗證確保員工對點檢標準的內容達到了應知應會,有的缺點檢發現問題后的處置方法(含報銷),缺關聯到設備缺陷故障與檢修管理制度,有的已經在使用設備信息化系統中的單據,而制度卻沒同步修訂,仍然是使用紙質單據的流程和要求。有個別制度的要求不符合實際應用。
                3)缺該有的表單。實際有應用表單,在制度內沒寫明。管理,很多是透過表單(或電子信息、數據)進行運作的?;蛴械谋韱芜€需修訂或整合,更適合實際應用。
                4)缺必要的規范性引用文件。有的制度該規范性引用文件的沒注明。例如:寫特種設備管理沒引用TSG 08-2017 《特種設備使用管理規則》,現場管理制度中涉及到安全標識,缺引用GB 2894《安全標志及其使用導則》GB/T 2893.1《圖形符號 安全色和安全標志 第1部分安全標志和安全標記的設計原則》、GBZ 158《工作場所職業病危害警示標識》、GB 13495.1《消防安全標志 第1部分:標志》等標準。
                 
                1.2  問題2:斷
                制度的“斷”,指在制度內容中應關聯的制度名稱名稱沒關聯,沒按需寫明設備管理制度與設備管理體系制度及標準(規程),以及企業內其他管理體系制度等之間的關聯。
                1)設備管理體系體系制度之間的橫向關聯。如:設備購置管理或設備前期管理制度涉及到新設備轉固定資產管理時關聯財務部的“固定資產管理制度”。設備點檢管理、設備狀態監測或檢驗檢測等制度,關聯設備缺陷故障與檢修管理制度。
                2)設備管理制度跨其他體系的制度關聯。如按需關聯到資產管理體系、質量管理體系、安全管理體系、環境管理體系、職業健康管理體系、能源管理體系、信息化系統、人力資源管理等。如:設備管理制度中涉及到培訓的,宜關聯到人力資源部的“培訓管理制度”、“內訓師管理制度”等。設備管理制度中涉及到個人隱性知識管理的宜關聯到企業的“知識管理制度”。在設備檢修或技改中有專利的宜關聯到企業科技創新管理制度。
                3)設備管理制度的縱向關聯。
                適用時向上關聯,如:子(或分)公司(廠)關聯股份或集團相應的制度。
                適用時向下關聯,如:設備操作運行管理制度,關聯到相應的安全操作規程;設備檢修管理制度,關聯到設備檢修規程。
                 
                1.3 問題3:亂
                1)重復:總部與所屬單位制度內容重復(這個問題在有的企業比較嚴重),或在不同管理體系中對同一管理要求重復寫。
                2)沖突:不同制度或標準之間,對同一管理要求存在沖突。(注:此類問題相對少)
                3)文控:沒按規范管理文件,新舊版本管控失效易誤用。比較典型的是在現場崗位能看到失效版本的文件,或在現行制度中規范性引用的文件是失效版本。
                4)注解:有的制度在正文內容中用條款的方式寫術語解釋。宜將必要的術語寫在制度的“術語與定義”小標題下。
                 
                企業在建立健全設備管理體系制度時,如何避免以上問題,如何結合企業識別需要增修的制度,如何寫好制度,請看“增修設備管理制度的方法”。
                 
                二、增修設備管理制度的方法

                2.1成立“制度優化組”
                1)通常由設備管理部牽頭,成立“制度優化組”,選好參編人員。根據企業設備管理的專業類別,確定參編人員。
                2)參編人員,應熟悉本企業現有的設備管理制度和內容,以及設備管理需關聯的其他體系的文件和內容。
                3)參編人員,應熟悉PMS /T1-2023《設備管理體系-要求》中適合自己企業的條文內容。
                提示:企業的設備管理流程、制度、表單(含信息化單據),是企業設備管理者綜合策劃能力的體現,因此,企業參編人員的綜合能力,決定了策劃能力,策劃能力決定了輸出制度的質量。
                 
                2.2輸入:增修前的資料準備與整理
                1)集團、公司設備管理文件(含管理組織結構和職責),以及涉及設備管理相關的其他體系內文件(安全、質量、財務、人力資源等體系)。
                2)現有文件清單;包括文件編號、文件名稱、歸口部門、文件層級。
                3)各制度中流程簡圖或流程描述;
                4)各制度中流程涉及的申請、審核、審批等權責和使用的表單及標準;
                5)了解各制度中的部門及崗位職責;
                6)每個制度中的表單(紙質的、電子或系統內的)。
                 
                2.3活動:現況診斷——對現有制度進行盤點與評估

                2.3.1 制度整體層面——識別缺什么制度、需修訂什么制度。
                1)評估系統性——識別缺什么制度
                方法1:對照2023版設備管理體系標準(PMS)條款目錄,將企業現行設備管理制度名稱對照設備管理體系要素(如圖),結合企業設備管理實際之需,明確需新增的制度名稱,納入制度增修清單。

                方法2:根據自己的實踐經驗,或通過“制度優化組”腦力激蕩,明確需新增的制度名稱,納入制度增修清單。
                方法3:請設備管理專業的咨詢師,協助企業識別需增修的制度,列出制度增修清單。
                提示:
                A.思考你的企業,為達成公司目標(企業戰略目標、客戶要求、安全要求等),應從哪些方面(組織人員管理、設備全過程及其要素管理)去管好設備?還缺哪些必要的制度?
                B.對標PMS /T1-2023《設備管理體系-要求 》建設備管理體系,不是取代企業原有標準而新建立一套體系,而是在企業現有體系內就設備專業管理進行按需完善與補充,對現有設備管理進行優化和改進。
                C.制度不在多,該有的不缺。制度應涵蓋企業設備管理的所有主要業務活動,以確保企業的各項業務管理活動都能在制度中找到與之相應的文件。
                 
                2.3.2 制度單個層面——識別需修訂哪些制度
                方法1:識別制度是否存在缺、斷、亂等共性問題。其中重點分析:
                A.精簡性:制度與之間制度,內容相同或相近的,是否考慮整合為一,簡化重復的內容,讓制度更全面且精簡。
                B.完整性:職責明確、管理或業務活動邏輯(流程順序)清晰,流程環節不缺失,內容或要素完備不遺漏業務要項,業務內容形成閉環。附件完備(附錄、表單等)
                C.優化性:制度內哪些表單需取消、整合、優化,哪些表單需用電子單據代替。
                D.協同性:集團、公司制度內容層級清晰、內容不重復、不沖突;制度內涉及設備管理的相關部門、各層級職責明確、劃分合理。
                E.關聯性:同體系制度之間的關聯、不同體系之間的文件管理。如圖:

                F.可行性:條理清晰、內容合理、符合實際、制度表述的順序符合實際執行流程,易理解可執行。
                G.合規性:該規范性引用的關鍵或重要文件,是否有引用。
                方法2:對標PMS /T1-2023《設備管理體系-要求 》的條文內容,結合實際需要識別現有制度缺哪些要求。
                方法3:通過“制度優化小組”腦力激蕩,識別制度內需增修的內容。
                方法4:參考適用的國標、行標、地標、團標等,以及大型企業好的制度,結合實際按需優化現有的設備管理制度。注意:是參考、借鑒,不可照搬照抄。
                 
                2.3.3 評估規范性:文件格式規范統一??蓞⒖糋B/T 1.1-2020《標準化工作導則 第1部分:標準化文件的結構和起草規則》的文件結構或企業標準格式。
                 
                2.4 輸出:明確制度增修清單
                由“制度優化組”組長負責編制《設備管理制度增修管理表》(簡稱《建制管理表》),明確需修訂、新增、整合、刪除(內容重復)的文件名稱、編號,及編制分工、計劃完稿日。
                 
                 
                三、寫前準備
                 
                3.1理順各部門職責分工(明確與設備管理相關部門、層級及崗位在設備管理中的相應職責,才能有效推動各部門在業務管理中的協作與分工。)
                3.2按設備全壽命周期管理的過程,按通用管理和專業管理,理清各制度管理流程及要素。梳理每個制度的流程時,可運用好過程方法(或流程管理方法)和PDCA管理循環,明確每個過程的輸入、活動、輸出。
                3.3 初步梳理每個制度需規范性引用的文件,熟悉引用文件,看哪些內容適合引為己用。
                3.4按需了解外部資料。通過網絡、書籍、兄弟單位等查找相關制度文件,作為參考資料,可啟發思路,起到“他山之石”的良好作用。注意:不能照搬照抄,只可按需選用適合的。
                3.5形成統一規范的制度模板??蓞⒖紘鴺说母袷?,也可參考企業標準格式,形成自己企業規范的制度模板??蓪χ贫鹊陌婷?、制度結構、字體、字號、行間距、表格、附注、附錄、附圖等進行規范。
                3.6對缺乏設備管理制度、技術標準(安全操作規程、保養規程、潤滑標準、檢驗檢測規范、狀態監測規范、非標備件標準、故障處理指南、檢修規程等)、表單文件編號規則的企業,應從企業標準化管理的角度,進行策劃和建編號規則。
                 
                四、 起草制度
                4.1根據《建制管理表》的編制分工,按公司統一規范的模板編制,組長負責制度編制的進度和質量管理。
                4.2制度編制要點
                1)職責明確、要素不缺、條理清晰、要求具體可行(其中關鍵要求醒目)、制度或標準按需銜接、形成閉環。
                2)指導性和約束性。制度對相關人員做些什么工作、如何開展工作都有一定的提示和指導,同時也  明確相關人員不得做些什么,以及違背了會受到什么樣的懲罰。制度要強化剛性約束力,剛性不足,制度失去應有的約束作用。凡是制度應與利益掛鉤,否則就是無效的制度。在制度內應明確關鍵要求不執行的考核規則,以及鼓勵的行為應獎勵。有人說: “扣錢沒用,跟利益掛鉤也不行。”這句話其實不妥,因為這里面有一個“行情”的概念,什么是行情?獎要獎到心動,扣要扣到心痛,道理就這么簡單,這跟到農貿市場去買東西其實是類似的。
                3)關鍵要求一目了然。寫好制度草案后,認真看制度內容,將你認為是很重要的要求,用“黑體字+下劃線”進行區分,這就是所謂的執行紅線,可將劃線的內容納入執行考核,促進制度關鍵要求等落實。如圖:
                 

                4)制度中涉及的表單、附錄等,宜與文件分開獨立形成文檔,方便文件管控,更方便日后修訂制度或表單。如圖:

                4.3編制人每編制完成1個自己檢查修改后,應及時提交編制組長審閱,并根據反饋按需修改。
                 
                五、評審制度
                5.1 先由“制度優化組”評審、修改后,再形成會審稿。
                5.2 按公司的制度審批流程,將制度電子版發給制度涉及的部門負責人會審。若有修改的內容用紅色字區分。
                5.3根據會審的結果,對有疑惑的應解釋,對提議合理的宜采納,不采納也應回復理由。有爭議的視需小會討論。
                 
                六、宣貫落實
                    嚴格遵守和執行制度,制度的生命力在于執行。制度只有通過有效實施,才能實現制度應有的價值,發揮制度的效用。以下幾項建議,對企業宣貫、落實制度具有指導作用:
                6.1制度審批后發布,應做好制度宣貫,組織學習,達成共識。
                6.2 測試管理骨干對制度的掌握情況,可從制度內提取關鍵內容,編制約半小時的口頭問答題測試,回答符合率大于80%為合格。
                6.3 可開展制度關鍵內容競答賽,促進管理骨干對制度的了解與掌握。
                6.4將制度內的關鍵要求,形成制度執行檢查表(或納入設備管理星級評價標準),作為日常檢查的要項。通過抽查關鍵要求的執行情況,及時糾偏。每次抽查的結果應通報,兌現獎罰。
                6.5 設備管理部應做好監督檢查,各執行部門應做好自主檢查。千條萬條,不抓落實等于白條。設備部檢查執行單位發現的問題,若執行單位有納入自查自糾則不扣分,無自查記錄的則扣分。
                6.6在制度實施過程中,制度歸口管理部門(設備部)應及時收集制度運行過程中出現的問題或可采納的建議,按需及時修訂完善。沒有完善的制度,只有不斷完善的制度。對主動提出制度內容優化的,企業宜參照合理化建議進行獎勵。提示:制度優化可隨時進行,不需等到每年規定的周期修訂。
                 
                本文小結
                 
                1.制度建設的目的。企業的設備管理制度和技術標準,是為設備安全、穩定、經濟運行提供管理支撐的,屬于必要的非增值活動,雖然不能立竿見影,但通過有效實施制度,可夯實企業設備專業管理,讓設備管理流程更順暢、設備相關業務運作更高效,更好實現企業的經營目標,為企業滿足客戶的需求而提供產品或服務。
                2.制度建設的重點。企業設備管理體系制度建設,是建立標準、實施標準、優化標準的過程,其重點是該有的制度不缺(對標識別、按需確定),現有制度的要素不缺(現有流程中該有的活動不缺)、制度內容可行,制度能得到有效執行(落實,可通過日常檢查、年度綜合檢查或設備管理星級評價等促進),在實施中按需改進(制度應根據企業的發展而不斷修訂,適應新環境、新形勢、新任務的要求,針對一些容易出現問題的環節和工作中存在的漏洞,應及時修訂完善),以確保制度的持續適用性(適宜性)。
                3.制度關鍵在落實。 設備管理三分靠制度,七分靠執行。設計得再好的制度,若沒有合適的人運行(督導落實),這形同一座堅固卻沒有士兵去保守的城堡,如何通過歸口部門監督檢查與通報考核、執行部門自查自糾,這是制度落實的關鍵。

                注:本文配圖摘自課件《2023版設備管理體系標準(PMS)實施要點解讀》


                【關聯文件】
                如何把握設備管理制度流程記錄的詳略程度?
                如何做好設備管理體系策劃
                如何將設備管理制度執行到位?
                如何避免規章制度形同虛設
                企業如何有效落實ISO9001質量管理體系制度
                答疑:如何落實設備保養管理?
                答疑:如何預防員工點檢做假?


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